【薬剤師×業務】これで忘れない!!スケジュール、ToDo、記録の管理方法!!


スケジュール管理ってみなさんどうやっていますか?

手帳で、スマホで、頭の中で・・・などたくさんの方法がありますよね。

今日は私が高校、浪人、大学、製薬企業、大学病院と働いてきた中でようやく確立することができたスケジュール管理やToDo管理、日常の記録や思考の記録についてまとめてみたいと思います。

私が現在使用しているものは以下の通り。

  • スケジュール管理:Googleカレンダー(Calendersと連携)
  • ToDo管理:Evernote
  • 日常生活の中ですぐにメモしておきたいこと:キャンパスのポケットサイズのノート
  • 記録、思考などのまとめ:ほぼ日手帳カズン

では、それぞれについて説明します。


①スケジュール管理:Googleカレンダー

スケジュールについてはGoogleカレンダーを使用しています。

毎週ある定例のカンファレンスやセミナーなどは毎週書くのも大変なので自動で入力してくれるように設定しています。

また、急な予定変更についてもクリックとドロップだけで移動できるのは電子の魅力です。

本当に忘れられない予定についてはリマインダーを設定してメールで知らせてくれます。

人によっては予定を色分けで分類していると思います。

色はついついたくさん使いたくなる気持ちも分かりますが、私は仕事、日常、勉強(セミナー、勉強会など)の3色に限定しています。

それくらいの方が一目見て何の予定か分かるためたくさんの色を使いすぎないことをおススメします。


②ToDo管理:Evernote

ToDoについてはEvernoteを使用しています。

毎日手書きで書きだす人が多いかと思いますが、次の日に繰り越したり長期的なToDoもあると思います。

そういったときには毎日手書きで記載したり、長期的なToDoを書いているページに戻ったりなど、手間がかかります。

時間は有限なのでできる限り毎日のこの作業に時間をかけるべきではないと思っています。

ToDoリストを作ることに時間を使うよりもToDoリストをこなすことに時間を使うべきです。

ToDoリストは毎日新しいノート(Evernoteの)を作っています(タイトルは「190910」とその日の日付をつけています。

その理由はToDoが終わったら削除するといったやり方だといざというときに戻れないため、大事な項目を間違って消してしまったときに後戻りできません。

また、毎日ノートを作るといいましたが、これは前日の複製です。

複製して、その日に必要ない項目、終了した項目は列ごと削除することでその日のToDoリストが完成します。

その中には長期的なToDoもそのまま引き継がれるため漏れることはありません。

病棟で新しいToDoが生まれたときもすぐにEvernoteに追記します。

このToDoリストの方法を始めてから仕事に漏れはありません。

仕事をきちんと忘れずにこなす。

こんな簡単な一文ですが、これを確実に続けることが上司や周りの信頼を得るための大事な一歩になると実感しています。


③日常生活の中ですぐにメモしておきたいこと:キャンパスのポケットサイズのノート

これは「精神科医が実践する デジタルに頼らない 効率高速仕事術」という精神科医の先生の本から参考にさせていただき始めました。

アイデアやToDoなどはふとしたときに急に頭に浮かんできます。

そうしたときの発想は一瞬でどこかへ行ってしまい思い出すことができなくなります。

「あっいいアイデアが思いついた!あとで手帳に書いておこう!」

「あれ?さっきむっちゃいいアイデア思いついたのになんだっけ?」

「あんなに自分の発想力に感動したから忘れるわけないと思ったのに・・・」

そんな経験ありませんか?

この本の中ではアイデアは5秒以内に残すべしとあります。

そのためには常にノートとペンをもっておく必要があります。

さきほどのEvernoteに残してももちろんいいですが、スマホでEvernoteを開くまでに忘れてしまったこともあるので、難しいところですね・・・

ここは私もまだ試行錯誤しています。


④記録、思考などのまとめ:ほぼ日手帳カズン

最後に記録関係です。

GoogleカレンダーやEvernoteなどのアプリはもう生活に欠かせないものとなってしまいました。

ただし手書きの大切さも忘れたくありません。

そこでその日の反省やスケジュールに無駄がなかったかを振り返るためにほぼ日手帳カズンを導入しています。

カズンのいいところはバーチカルがあるために、そこに1週間ごとの時間の使い方を書いていくことで無駄時間を振り返ることができるのです。

バーチカルに予定を書く人もいると思いますが、私は振り返りにこそ力を発揮すると考えています。

1日1ページの方にも時間軸が書いてありますがそこは使用しません。そちらには普通のノートと同じように考えたこと、経験したこと、いい言葉に出会ったらそれを写したりなど、本当に自由に使用しています。

これまではロイヒトトゥルムも使用していましたが、バーチカル部分もあり1年1冊という分かりやすい目安もあるので今後はほぼ日手帳を使用していきたいと思います。

万年筆でも裏抜けしません。(プロシオン使用の場合)

こちらも1色で記載していっています。

四角で時間をかこっていくことで自分の時間の使い方がはっきり見えてきます。

仕事の無駄時間を減らせるように振り返りを続けていきたいと思います。


⑤まとめ

いかがでしたでしょうか。

自分の働き方にあったツールの使い方は様々だと思います。

1例として参考にしていただければ幸いです。

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